Moartea eficienței sau de ce să renunți la multitasking în secolul 21: te ajută doar pe CV
Se fac deja câteva decenii de când mai multe studii au ajuns la concluzia că multitaskingul este mai degrabă un handicap, decât o aptitudine. Din păcate, sună bine pe CV, iar transpunerea sa într-o scăderea a eficienței este ignorată.
[related]
În cazul în care vrei să te angajezi într-un mediu corporatist sau la vreo firmă de curierat, șansele tale de succes scad vertiginos dacă uiți să menționezi abilitatea de multitasking.
Fiecare manager care se respectă pune preț pe aptitudinea angajaților de a-și concentra atenția în cinci direcții simultan, de a răspunde la mailuri, de a realiza niște analize complexe în Excel, preferabil cu telefonul la ureche, în timp ce delegă alte cinci sarcini unor subordonați.
În realitate, oamenii nu au fost făcuți pentru multitasking.
Nu avem această abilitate și cu cât ne păcălim mai mult în ceea ce privește performanța supranaturală, cu atât pierdem mai mult decât câștigăm. În cel mai optimist caz, creierul tău are de suferit și îți scade nivelul de inteligență în timp real. În cel mai pesimist caz, intri cu mașina într-un copac pentru că ai fost convins că poți răspunde la telefon în timp ce conduci.
În rândurile de mai jos voi încerca să explic de ce multitaskingul se reflectă în mai multe deficite decât beneficii. Voi cita dovezi științifice în acest sens și, nu în ultimul rând, voi oferi soluții.
Faptul că te poți concentra pe o singură sarcină la un moment dat nu reprezintă un handicap, ci doar o manifestare a talentului de a-ți cunoaște limitările și, mai mult decât atât, de a te axa pe eficiență, nu pe demonstrații inutile de teribilism.
Partea științifică a ecuației: multitaskingul este un mit
Neurologul și cercetătorul MIT Earl Miller atrăgea atenția în urmă cu mai bine de un deceniu că nicio particularitate a creierului uman nu atestă că oamenii sunt făcuți pentru multitasking.
„Când oamenii cred că fac multitasking, de fapt schimbă atenția de la o sarcină la alta foarte rapid și, de fiecare dată când fac asta, există un cost cognitiv”.
Earl Miller
Cu alte cuvinte, urmările negative ale unui astfel de comportament sunt inevitabile.
Dincolo de iluzia productivității desprinsă din multitasking, cea mai interesantă consecință negativă ține de hormonul fericirii, dopamină. Când faci o sarcină complexă, căreia i-ai dedicat câteva ore, creierul te recompensează cu o eliberare de dopamină. Ai imediat satisfacția lucrului bine făcut.
Partea tristă este că o cantitate similară de dopamină este eliberată în organism atunci când faci sarcini minore, precum răspunsul la telefon sau mail, realizarea unei postări pe Facebook sau Instagram, poate chiar și plata unei facturi sau rate. După fiecare dintre aceste activități, ai realizat ceva, ai bifat o sarcină, iar satisfacția este imediată.
În final, tocmai ai dobândit un nou viciu. Creierul te încurajează să te apuci de sarcini minore prin satisfacții de moment și prin alimentarea iluziei că ești eficient. Ai îndeplinit zece sarcini în ultima oră, clar ești bun la multitasking.
Dacă stai un pic și te gândești la sentimentele care te încearcă după o sesiune de multitasking, îți vei da seama că productivitatea ta a avut de suferit, iar calitatea muncii rezultate a fost slabă. Problemele apar deoarece nevoia de a te angaja la mai multe activități concomitent îți taie din abilitatea creierului de a organiza gânduri, de a filtra informații inutile. Ești mai interesat să bifezi sarcini, decât să le faci bine, pentru că, mental, sunt șanse mari să fii la fel de împlinit, dacă nu chiar mai mult.
Dacă nu crezi că faci o treabă proastă când nu te dedici unui singur proiect, un studiu de la Universitatea din Londra a atestat o scădere a coeficientului de inteligență (IQ) în cazul subiecților care au făcut multitasking.
Scăderile au fost atât de bruște și de semnificative, încât s-au apropiat de performanța pe care o ai după ce nu dormi o noapte întreagă.
Cel mai mare impact negativ asupra IQ-ului îl are inbox-ul de mail.
Fiind distras în permanență de notificări legate de mailuri noi, cercetătorii au ajuns la concluzia că IQ-ul îți scade cu 10 puncte, iar acesta se traduce, în mod implicit, în scăderea eficienței pe alte planuri. Iar dacă trăiești cu iluzia că nu primești atât de multe emailuri, un studiu al Institutului McKinsey Global a confirmat că majoritatea angajaților petrec 28% din ziua de muncă în emailuri.
În timp ce dopamina îți oferă un impuls de fericire, cortizolul este secretat în momente de stres și tensiune.
Din păcate, acesta din urmă este de asemenea asociat cu multitaskingul și, chiar dacă nu-l percepi ca fiind echivalent cu un grad sporit de tensiune, prezența lui în organism te epuizează. Te face să te simți mai obosit înainte să te apuci de sarcinile cu adevărat importante pe care le ai de executat peste zi.
Presiunea să faci multitasking la muncă a explodat, din păcate
Indiferent câte studii apar pe marginea subiectului și câți psihologi și neurologi oferă recomandări împotriva multitaskingului, presiunea în această direcție este din ce în ce mai mare. Nu ajută nici faptul că dificultatea sarcinilor pe care trebuie să le execuți concomitent este mai mare.
„Nevoia de multitasking a devenit progresiv mai agresivă în ultimii ani. Încercarea să îndeplinești una sau mai multe sarcini complexe simultan necesită o cantitate semnificativă de atenție. În plus, timpul de care ai nevoie pentru a trece de la o sarcină la alta, obligă creierul să reîncarce informații în memorie, ajungând în final să facă individul considerabil mai puțin productiv decât dacă s-ar angaja la câte o singură sarcină, una după alta”.
Doctorul Michael Gardner, profesor de psihologie educațională la Universitatea din Utah
Exemplele sunt multe, iar consecințele sunt ușor de înțeles, mai ales în cazul sarcinilor cognitive, care necesită un pic mai multă concentrare sau atenție. Dacă vorbești la telefon în timp ce amesteci într-o oală de paste, ar trebui să fii OK. Dacă participi la un curs online și creezi o postare pe Facebook, cel puțin una dintre ele va avea de suferit.
Fie nu vei mai fi atent la ce se întâmplă în curs, fie vei face greșeli în postarea pe care urmează să o publici pe rețeaua socială.
Marea problemă pleacă din supraestimarea abilităților noastre.
Cu alte cuvinte, ne credem mai capabili decât suntem cu adevărat. Conform datelor agregate de cercetătorul David Strayer, cei mai mulți oameni care se urcă la volan doar pentru a fi distrași de telefonul mobil, de un mesaj, de radio sau de o conversație cu persoana din dreapta, o fac pentru că sunt convinși, în mod eronat, că nu le este afectată performanța.
Într-un studiu al lui Strayer cu profesorul de psihologie David Sanbonmatsu, dintre cei 310 studenți analizați, aproximativ 70% au afirmat că sunt buni la multitasking și, în realitate, nu erau. Cei care au fost măsurați ca fiind eficienți în alternarea rapidă a sarcinilor nu credeau că sunt buni la asta și, în plus, nu erau încântați să o facă.
Prefereau să se concentreze pe un singur lucru, pentru că erau convinși că îl execută mai bine.
Rolul distructiv al tehnologiei în această ecuație
Deși am atras deja atenția asupra problemelor derivate din mail-urile primite constant, mai periculoase sunt toate celelalte mijloace de comunicare la care ești expus prin intermediul telefonului. Fiecare piut, țiuit sau melodie de la telefon face o treabă minunată în a-ți perturba fluxul de lucru. Fiecare notificare legată de o postare nouă pe Facebook sau un like pe Instagram nu face decât să te distragă, să-ți ”ia mintea” de la ceea ce făceai cu foarte mare dedicație.
În cazul elevilor și studenților care sunt dependenți de rețele sociale, efortul de a obține un echilibru între activitatea online și offline este aproape imposibil de dobândit. Din acest motiv, nu de puține ori, vânătoarea de like-uri se reflectă în note mici la învățătură. Nu poți sta pe Instagram într-o fereastră, în timp ce în cealaltă se chinuie profesoara de mate să te învețe integrale. Adică poți să o faci, dar cu siguranță nu vei înțelege nimic din analiza matematică.
Vizavi de iluzia superiorității, adolescenții trăiesc cu impresia că sunt mult mai abili la multitasking pentru că au crescut cu toate mijloacele tehnologice „sub nas”. Ei sunt convinși că, pentru că au avut un smartphone în cea mai mare parte a vieții, fac o treabă mai bună în a-i potența impactul negativ asupra existenței. Nu este deloc așa. Indiferent dacă ai 20 sau 40 de ani, ești la fel de distras și ineficient când scrii un mesaj uitându-te la un film pe Netflix.
Probleme sunt multe. Care este soluția?
O serie stufoasă de mecanisme și obiceiuri pot fi adoptate din momentul în care ai conștientizat o problemă, din care ai acceptat că faci o treabă mai bună dacă renunți la multitasking ca filozofie de viață.
Un studiu ale profesorului David Meyer de la Universitate din Michigan a atestat fără echivoc că tinerii adulți care au încercat să rezolve două probleme de matematică, sărind de la una la alta, au avut nevoie de mai multe timp pentru a afla răspunsul decât în momentul în care le-au abordat pe rând.
Din fericire, există câteva soluții pe care le poți avea în vedere dacă îți dorești să fii mai productiv, să te concentrezi mai ușor pentru o perioadă îndelungată de timp, să fii mai puțin distras. Unele dintre ele sunt mai ușor de adoptat, altele vor necesita o perioadă îndelungată de exerciții. Important este că toate te ajută.
Începe prin a-ți face curățenie pe birou.
Creierul procesează constant informații, mai ales dacă iei o pauză de câteva momente de la un proiect. Cu dosare, reviste, cărți, facturi și multe alte hârtii sau obiecte pe lângă tine, vei fi cu ușurință distras. Îți vei aduce aminte de alte ”urgențe” și vei începe să sari de la o activitate la alta, fiind mai degrabă predispus către procrastinare, decât spre sporirea eficienței.
Dacă îți petreci întreaga zi de la birou în fața laptopului, evită să deschizi alte programe decât cele în care îți desfășori activitatea. Până și clientul de mail poate fi o distragere semnificativă. Încearcă să-ți faci un program și se te ții de el când vine vorba de emailuri sau cumpărături online.
Ca recomandare, citește-ți mailurile de trei ori pe zi la birou, dimineața, după masa de prânz și cu 30 de minute înainte să pleci de la birou. Altfel, notificările legate de mailuri noi vor transforma productivitatea într-un vis frumos.
Evită telefonul.
Răspunde doar persoanelor cu adevărat importante, iar dacă întregul tău domeniu de activitate gravitează în jurul smartphone-ului trezește-te mai devreme pentru proiectele care necesită atenție sporită, înainte să înceapă apelurile. Cu telefonul la ureche nu vei termina niciodată raportul acela urgent, poate doar peste câteva zile, când vei fi incredibil de stresat deja.
Nu-ți fie frică să împărtășești circumstanțele tale cu cei din jur, mai ales dacă ai o urgență. Atrage atenția prietenilor și membrilor familiei că ai treabă câteva ore, între anumite ore sau pentru o zi, două. Nu trebuie să fii agresiv, dar încearcă să adopți un ton serios ca ceilalți să înțeleagă importanța situației cu care te confrunți.
Folosește un temporizator.
Dacă simți nevoia să intri în fiecare oră pe Facebook, Instagram sau mailuri, fă-o pentru cinci minute în fiecare oră sau zece minute. Celelalte 50 de minute dedică-le activităților care contează cu adevărat.
[related]
Cathy Sexton este strateg în productivitate, coach și autor al The Productivity Experts (Experții în productivitate). Ea este de părere că un obicei nou poate fi asumat și poate deveni o parte din viața ta în aproximativ 90 de zile. Deci, indiferent ce soluție abordezi, trebuie să fii foarte conștiincios în a o respecta, pentru ca aceasta să devină o parte din viața ta, să-ți vină natural.
Conținutul articolelor din secțiunea Opinii reprezintă strict opiniile autorilor textelor și nu reprezintă neapărat poziția oficială a PLAYTECH.ro.